Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm tối quan trọng mà một người phải có nếu muốn thành công trong công việc
Nhiều hệ thống quản lý thời gian thực ra lại đang giúp bạn lãng phí thời gian. Đây là một cách đơn giản giúp bạn sử dụng thời gian thông minh hơn. Khi bạn lập ra những danh sách việc cần làm, tạo thời gian biểu, đặt lịch hẹn, v.v…, nhiều khả năng là bạn đang lãng phí phần lớn thời gian của mình.
Hoá ra, một định luật Toán học, gọi là Quy luật Pareto, nói rằng (trong phần lớn trường hợp) 80% các kết quả đến từ 20% các nguyên nhân. Ví dụ nổi tiếng nhất của điều này là một thực tế thường thấy trong công việc kinh doanh: 80% doanh thu được tạo ra bởi 20% đội bán hàng. (Có cả chục ví dụ khác, từ phân bổ của cải cho đến các thảm hoạ tự nhiên.)
Quy luật Pareto đúng với phần lớn các nỗ lực trong công việc. Phần lớn mọi người đạt được 80% thành quả của họ từ 20% nỗ lực họ bỏ ra. Nếu bạn nghĩ thật kỹ về điều đó, điều này có đúng với bạn không? Nó đúng đối với tôi.
► Nghĩ lại về danh sách “việc cần làm”
Thật không may, phần lớn việc quản lý thời gian bao gồm những danh sách những “việc cần làm”, thứ mà 20% công việc thực sự quan trọng của bạn ngang bằng với số 80% việc không quan trọng còn lại. Có một danh sách dài những việc cần làm buộc bạn phải lãng phí thời gian vào những việc mà không thực sự có ý nghĩa.
Điều này đúng kể cả khi bạn cố gắng ưu tiên những việc quan trọng. Rất nhiều việc quan trọng tốn công sức đến nỗi, về dài hạn, chúng không đáng để làm.
Vậy đây là cách mà Quy luật Pareto 80/20 giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
► Viết ra một bảng xếp hạng mới
Khi bạn lập một danh sách “việc cần làm” nên ưu tiên cho mỗi việc theo công sức mà bạn phải bỏ ra (từ 1 đến 10, với 1 tượng trưng cho “ít công sức nhất”) và theo thành quả có thể đạt được (1 đến 10, với 10 tượng trưng cho “nhiều lợi ích nhất”)
Bây giờ, hãy chia điểm Thành quả cho điểm Công sức phải bỏ ra để tìm ra xếp hạng “ưu tiên” của mỗi việc. Hãy làm việc có xếp hạng “ưu tiên” thấp nhất. Dưới đây là một ví dụ đơn giản
- Việc 1: Viết báo cáo trên đường đi dự họp.
Công sức = 10, Thành quả = 2, Ưu tiên = 5
- Việc 2: Chuẩn bị bài thuyết trình về marketing.
Công sức = 4, Thành quả = 4, Ưu tiên = 1
- Việc 3: Gọi điện cho khách hàng để đặt lịch hẹn.
Công sức = 1, Thành quả = 10, Ưu tiên = 0,1
Bạn thấy xếp hạng ưu tiên mới rồi chứ? Bạn nên làm việc 3 đầu tiên, sau đó đến việc 2, rồi cuối cùng mới đến việc 1 (nếu bạn còn muốn làm).
Phương pháp đơn giản này đảm bảo rằng 20% công sức thực sự đem đến kết quả luôn luôn phải được thực hiện trước. 80% công sức không thực sự có ý nghĩa sẽ tự động bị trì hoãn, và có thể mãi mãi chỉ ở trên lịch.
Tôi biết điều này nghe rất đơn giản, và có thể là quá đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với bạn từ kinh nghiệm của tôi, rằng chưa có một bí quyết gì — thực sự là chưa từng có — giúp tôi làm việc năng suất hơn ngoài cách ưu tiên công việc này cả.
Và chúng ta có một số bí quyết khác để tối ưu hóa việc quản lý thời gian của bản thân
► Thử thách mình với lịch làm việc thật “dày”
Bạn dự định làm bao nhiêu việc mỗi ngày? Bạn có thấy rằng nếu đặt mục tiêu hoàn thành 1 việc mỗi ngày, bạn sẽ dành gần hết thời gian ngày đó để hoàn thành việc này? Nhưng nếu bạn đề ra mục tiêu hoàn thành 2 việc trong cùng ngày, bạn sẽ hoàn thành tốt cả hai. Vậy nếu bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành 10 việc trong một ngày, bạn có làm hết không? Dĩ nhiên bạn sẽ không thể hoàn thành tất cả vì bị quá tải. Nhưng bạn có khả năng hoàn tất 7 đến 8 việc trong số đó. Nếu bạn thích chinh phục thử thách, việc đặt ra mục tiêu cao sẽ tạo nên áp lực thật thú vị, kích thích khả năng quản lý công việc của bạn hết sức hiệu quả.
► Tập trung cao để giải quyết dứt điểm công việc
Khả năng làm nhiều việc một ngày có thể rất thú vị đối với bạn. Tuy nhiên đừng để rơi vào chiếc bẫy ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc khiến cho công việc của bạn kém hiệu quả. Hãy áp dụng nguyên tắc “giải quyết dứt điểm từng việc một”. Biến thể của lời khuyên truyền thống “Đừng để đến buổi chiều việc bạn có thể làm ngay sáng hôm nay” có thể rất hữu ích với bạn trong trường hợp này. Đồng thời, bạn đừng để những việc linh tinh cắt ngang công việc bạn đang làm dở dang. Nhân viên cần xin ý kiến gấp, email và chat nội bộ là một trong những nguyên nhân khiến bạn mất tập trung và thế là ý tưởng của bạn đột nhiên bay biến hết! Để tăng độ tập trung cho công việc, trong ngày bạn hãy đặt ra lịch gặp cụ thể với nhân viên, dành ra những khoảng thời gian cố định để kiểm tra e-mail và chat nội bộ.
► Phát triển kỹ năng đọc nhanh
Những nhà quản lý thành công nhất là những người có khả năng đọc nhanh “siêu phàm”. Hãy tưởng tượng mỗi ngày bạn nhận hàng trăm email của nhân viên, của sếp trên, của đồng nghiệp và khách hàng, hàng chục tài liệu dài như “sớ táo quân”, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để đọc chúng? Một người trung bình đọc được khoảng 200-250 từ/phút, nhưng những người đọc nhanh có thể đọc đến 800-1.000 từ/phút. Họ có bí quyết gì? Thay vì đọc từng từ một, họ đọc lướt cả văn bản để nắm những ý chính. Nếu bạn dành 15 phút mỗi ngày để luyện tập, chỉ sau một thời gian ngắn, tốc độ đọc của bạn sẽ tăng gấp đôi.
► Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn
Tiến sĩ Donald E. Wetmore với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý thời gian chia sẻ bí quyết của mình “Bạn đừng ‘hào phóng’ ban tặng thế giới hết 24 giờ quý báu của mình. Hãy giữ lại một tiếng cho riêng mình. Đó là thời gian để bạn làm những việc mà bạn nói là không có thời gian để làm: đọc một quyển sách, học bơi, nấu ăn, nghiên cứu cho kế hoạch kinh doanh của bạn trong tương lai. Nếu mỗi ngày bạn dành 1 tiếng, cả năm bạn sẽ có 365 giờ dành cho những hoạt động mà bạn từng than phiền là không có thời gian để làm trước đây.” Hẳn bạn còn nhớ nếu bạn dành 1 giờ mỗi ngày nghiên cứu lĩnh vực mình yêu thích, bạn sẽ trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó trong vòng 5 năm? Hãy thử áp dụng bí quyết này, mỗi ngày bạn sẽ “tạo” được cho mình 1 giờ quý báu đó.
